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AUTOMATISIERUNG DER WÖCHENTLICHEN AUFGABEN

Was jede Woche wiederkehrt, kann von selbst geschehen

Automatisieren ersetzt niemanden. Es entfernt unnötige Handgriffe.

Eine Regel, die einmal geschrieben wird und der Computer dann ohne zu vergessen anwendet.

Vorher und nachher

Was ändert sich?

Heute

  • Das Angebot wird in die Rechnung und dann ins Controlling kopiert
  • Man sucht die neueste Version eines Dokuments an drei Orten
  • Die Mahnungen erfolgen, wenn jemand daran denkt
  • Das Kontrollblatt ist einmal pro Woche auf dem neusten Stand, bestenfalls
  • Das Wissen des Unternehmens steckt in zwei Köpfen

Mit LYVIA

  • Die Information wird einmal eingegeben und zirkuliert von selbst
  • Jedes Dokument hat einen Platz, und nur einen
  • Die Mahnungen gehen automatisch nach Ihren Regeln raus
  • Der Fortschritt spiegelt den tatsächlichen Zustand immer wider
  • Die Prozesse sind schriftlich festgehalten und können auf Wunsch gefilmt werden

Was eine Automatisierung genau ist

Eine Anweisung, die einmal geschrieben wird. Der Computer führt sie danach fehlerfrei aus. Sie hat drei Teile.

01 · AuslöserEine Rechnung überschreitet dreissig Tage.
02 · BedingungSie ist nicht bezahlt.
03 · AktionErinnerung senden.

Sie bereitet vor, Sie bestätigen.

Beispiel: ein akzeptiertes Angebot löst vier Aktionen ohne erneute Eingabe aus, das Projekt-Dossier, den Lieferantenauftrag, die reservierte Stunde im Kalender und die Vorauszahlung.

Womit beginnen?

Mit den häufigen, langweiligen und urteilsfreien Aufgaben.

Kein menschliches Urteil

Erste Kandidaten
Preis festlegen, Rabatt gewähren
Auf eine Reklamation antworten
Lohnberechnung
Interne Erinnerungen
Das Nachfassen bei Offerten und Rechnungen
Stundenerfassung und Planung
Die Ablage der Dokumente

Seltene AufgabeHäufige Aufgabe

  1. Die Ablage der DokumenteSehr häufig, kein Urteil zu fällen
  2. Stundenerfassung und PlanungHäufig, die Regel ist klar
  3. Das Nachfassen bei Offerten und RechnungenHäufig, ausser für einen Kunden in Schwierigkeiten
  4. Interne ErinnerungenRegelmässig, Fristen sind im Voraus bekannt
  5. LohnberechnungMonatlich, nur der mechanische Teil
  6. Auf eine Reklamation antwortenVerlangt Fingerspitzengefühl, bleibt bei Ihnen
  7. Preis festlegen, Rabatt gewährenBindet das Unternehmen, bleibt bei Ihnen
Qualitative Hinweise, die wir im Laufe unserer Kartierungen gesammelt haben. Die Position Ihrer eigenen Aufgaben ergibt sich aus der Diagnose.

Was bleibt in Ihrer Hand?

Die Entscheidungen, die keine Regel für Sie treffen soll. Die Maschine bereitet vor, ein Mensch entscheidet.

Was das Unternehmen bindetPreis festlegen, unterschreiben
Was Personen betrifftVerwarnung, Beurteilung, Vertrag
Was Fingerspitzengefühl verlangtReklamation, Kunde in Schwierigkeiten

Wie läuft das ab?

In vier Schritten, und Sie validieren bei jedem.

01

Auszug

Wer was wie oft macht.

02

Regel in französischer Sprache

Sie lesen sie und validieren.

03

Umsetzung

In Ihren Tools, wie Power Automate, Zapier oder Make.

04

Neue Messung

Einige Wochen später vergleichen wir.

Zum Weiterlesen

Häufig gestellte Fragen

Was uns gefragt wird

Entlässt die Automatisierung Mitarbeiter?

Fast nie. Die gewonnene Zeit geht an Kunden und Offerten.

Braucht es einen Informatiker?

Nein. Die Regeln sind in französischer Sprache und eine Person aus dem Team wird geschult.

Und wenn sich eine Regel irrt?

Sie stoppt und meldet sich. Alles beginnt im Testmodus, ohne Versand nach aussen.

Wie lange dauert das?

Einige Tage für die ersten Regeln, einige Wochen für ein komplettes Set.

Muss man die Tools wechseln?

Fast nie. Microsoft 365, Odoo, Google Workspace und bexio haben bereits alles, was es braucht.