MIGRAZIONE E RICOVERO DEI DATI

Cambiare software è come trasferire i vostri dati. Il software, invece, si installa in tre giorni.

Non è mai lo strumento a causare problemi. È ciò che vi mettete dentro.

Cambiare il software di gestione significa prima decidere cosa recuperare e cosa archiviare di quindici anni di clienti, saldi e fatture, mantenere un periodo di doppia registrazione, poi firmare una ricevuta. Non calcoliamo nulla prima dell'inventario dei vostri dati, e vi diciamo francamente ciò che potrebbe andare storto. La diagnosi è offerta.

Il percorso in cinque passaggi

L'anziano sistema rimane attivo fino al passaggio. Tra i due, si ripete a vuoto e poi si lavora per un po' con entrambi. La data di fine viene decisa prima di iniziare.

L'anziano sistema non si spegne il giorno del passaggio: il diritto svizzero impone di conservare i libri per dieci anni, rimane quindi consultabile.

Perché i vostri dati sono più sporchi di quanto pensiate

Non è una critica, è meccanico. Un file cliente ha una durata di dieci anni; tre persone vi hanno inserito la stessa azienda con tre ortografie diverse. Finché tutto rimane nell'vecchio strumento, nessuno lo vede: ognuno sa a mente dove si trovano le vere informazioni. Il giorno dell'importazione, tutto riemerge all'improvviso.

LE GUIDE SVIZZERE POSIZIONANO LA QUALITÀ DEI DATI TRA LE PRIME CAUSE DI ECCESSO

Anche l'editore del software originale fattura questo controllo a parte: Epsitec (Crésus) annuncia 100 franchi fuori tasse per base per la migrazione da una vecchia versione, verifica e adattamento fatturati in più. Prezzo pubblico, non il nostro.

Le quattro decisioni che solo voi potete prendere

Un fornitore può estrarre, pulire, trasporre e importare. Non può decidere al vostro posto: sono decisioni di gestione mascherate da domande tecniche.

1. La data del passaggio

All'inizio di un esercizio tutto è semplice. A metà anno si gestisce un esercizio a cavallo tra due sistemi: fattibile, ma pagato in riconciliazioni. Il vostro commercialista ha la sua parola da dire.

2. Le fatture non pagate

Riprese una per una nel nuovo perché i solleciti continuino o lasciate spegnere nell'vecchio sotto controllo. Entrambe le opzioni sono difendibili. Non decidete, no.

3. Chi è ancora cliente

Una regola chiara, decisa da voi: ad esempio, i terzi attivi negli ultimi tre anni passano, il resto va in archivio, consultabile. Altrimenti pagate per trasferire un disordine.

4. Quanto storico

La decisione più costosa. Dieci anni di scritture dettagliate importano tutti gli errori del passato con la serietà di una nuova informazione. I saldi d'apertura corretti valgono molto meglio.

Quello che passa nel nuovo sistema e quello che rimane

Passate nel nuovo sistema le informazioni di cui avete bisogno per lavorare domani mattina. Restano nell'archivio quelle di cui avete bisogno per dimostrare ieri. Niente viene perso, niente viene distrutto.

Terzi attivi e condizioni · articoli venduti · saldi di apertura validati

Clienti partiti. Consultabile per dieci anni, altrove, senza ingombrare l'utensile del mattino.

Licenza in sola lettura, macchina dedicata o estrazione in file duraturi: tre modi di mantenere il vecchio consultabile, ciascuno con il suo costo. Da decidere prima della transizione, mai dopo.

La ricetta e perché la si firma

I vostri processi, eseguiti dal vostro team, su un insieme di dati preparati, con un risultato atteso scritto in anticipo. Quello che passa è validato, quello che non passa è corretto e poi ritestato. Voi firmate, noi firmiamo.

Senza protocollo di ricevimento, un prezzo fisso diventa una promessa senza fine. Con esso, sapete cosa vi è stato consegnato e noi sappiamo cosa dobbiamo consegnare.

Perché non cifriamo nulla prima dell'inventario

«Riprendere i clienti e gli articoli» può rappresentare due giorni o tre settimane a seconda dello stato reale dei file. Un pacchetto annunciato senza aver aperto i vostri dati nasconde un margine che pagate, oppure un supplemento alla fine.

PUNTO DI RIFERIMENTO PUBBLICO · MIGRAZIONE COMPLETA ERP, PMI, INTEGRATORE ROMAND

INVENTARIO CHIFFRATO IN ANTICIPO · PREZZO FISSO PER FASE · DECIDETE VOI DOPO OGNI FASE

NE LO STESSO PERIMETRO, NE LO STESSO PREZZO: I MONTANTI SOPRA SONO PUNTI DI RIFERIMENTO DEL MERCATO, NON UN'OFFERTA DI LYVIA

L'inventario conta le registrazioni per tipo, i duplicati, i campi vuoti, ciò che l'anziano sistema esporta e ciò che rifiuta. Breve, cifrato in anticipo, e il suo risultato vi appartiene anche se vi fermate lì.

Quello che può andare storto, lo diciamo chiaramente

I dati sono peggiori del previsto

Succede. La pulizia viene trattata a parte dall'importazione; vi mostriamo lo stato reale prima di ogni decisione. Quello che non deve mai succedere è scoprirlo da una fattura.

La persona che conosceva il vecchio sistema se ne va

Questa conoscenza spesso risiede in una sola testa, talvolta a un anno dalla pensione. Motivo sufficiente per non rimandare di tre anni.

Si riproduce lo specifico senza metterlo in discussione

L'aggiramento inventato dodici anni fa per un difetto che non esiste più si paga ad ogni aggiornamento. Noi facciamo la domanda ogni volta; voi decidete.

Il passaggio avviene nel momento sbagliato

Tre settimane prima della chiusura, in alta stagione o durante le vacanze del contabile: un progetto ordinario diventa una crisi. Prima di tutto il vostro calendario.

Una migrazione tecnicamente riuscita può essere vissuta come un fallimento per una sola ragione: la doppia immissione che nessuno aveva annunciato al team.

Domande frequenti

Quello che ci chiedono

È possibile migrare senza interrompere l'attività?

Sì, è il caso normale. L'attività continua nel vecchio sistema fino al passaggio, poi nel nuovo. Non pesa un arresto, ma la fase con i due sistemi.

Bisogna rifare tutto per essere in regola?

No. L'obbligo riguarda la conservazione dei documenti, non la loro presenza nell'strumento del giorno. Un archivio leggibile e ritrovabile basta, e alleggerisce la migrazione.

Cosa succede se l'importazione fallisce?

Si ricomincia: un import si prepara su una copia, mai sul sistema in servizio. Il passaggio reale avviene solo dopo una ripetizione che ha funzionato.

Vi occupate anche del nuovo software?

Parametriamo, colleghiamo e formiamo sui strumenti che avete scelto. Non vendiamo nessuna licenza; l'abbonamento va all'editore.

E se decidiamo di rimanere sul software attuale?

Succede, e non è un fallimento. L'inventario vi rimane, la lista dei punti bloccanti anche, e una buona parte si risolve con un parametraggio.

Per approfondire

Cominciamo a vedere cosa contiene il vostro vecchio sistema

La diagnosi è offerta. Apriamo i vostri file, contiamo quello che c'è dentro e vi diciamo cosa si riprende, cosa si archivia e cosa richiederà del lavoro.