AUTOMATIZAÇÃO DAS TAREFAS REPETITIVAS
As tarefas que voltam todas as semanas podem fazer-se sozinhas
Automatizar não substitui ninguém. Isso tira os gestos inúteis.
Uma automatização, o que é ao certo, uma regra escrita uma vez, que o computador aplica depois sem esquecer.
Antes e depois
O que muda?
Aqui e agora
- O orçamento é copiado na faturação, depois na contabilidade
- Procura-se a última versão de um documento em três lugares
- Os lembretes partem quando alguém se lembra
- O quadro de acompanhamento está atualizado uma vez por semana, no melhor dos casos
- O saber da empresa está na cabeça de duas pessoas
Com LYVIA
- A informação entra uma vez e circula sozinha
- Cada documento tem um lugar, e só um
- Os lembretes partem sozinhos, de acordo com as suas regras
- O acompanhamento reflete o estado real, em permanência
- As proceduras estão escritas e filmadas se você quiser
Uma automatização, o que é ao certo?
Um comando escrito uma vez. O computador aplica-o depois sem se enganar. Tem três partes.
Prepara, você confirma.
Orçamento aprovado
Dossiê de obra
Ordem fornecedor
Hora bloqueada
Adiantamento facturado
Exemplo: um orçamento aprovado lança quatro ações sem ressaisie, o dossier de chantier, a ordem fornecedor, a hora bloqueada no agenda e o adiantamento facturado.
Por onde começar?
Pelas tarefas frequentes, chatas e sem julgamento.
Sem julgamento humano
Tarefa raraTarefa frequente
- Classement dos documentosMuito frequente, sem julgamento a fazer
- Registo de horas e planeamentoFrequente, a regra é clara
- Lembretes de orçamentos e faturasFrequente, exceto para um cliente em dificuldade
- Lembretes internosRegular, prazos conhecidos antecipadamente
- Preparação dos saláriosMensal, apenas a parte mecânica
- Responder a uma reclamaçãoExige tato, fica por sua conta
- Fixar um preço, conceder um descontoCompromete a empresa, fica por sua conta
O que continua sob o seu controlo?
As decisões que nenhuma regra deve tomar no seu lugar. A máquina prepara, um humano decide.
Como é que funciona?
Em quatro etapas, e você valida em cada uma.
Relevamento
Quem faz o quê, quantas vezes.
Regra em português
Você a lê e valida.
Implementação
Nos seus ferramentas, como Power Automate, Zapier ou Make.
Novo relevamento
Algumas semanas mais tarde, comparamos.
Para ir mais longe
- Fazer falar os seus programasUm dado registado uma vez circula em todo o lado
- Ligar os seus programasAs interfaces de onze suites suíças, com as suas fontes
- Inteligência artificial útilOnde serve mesmo numa PME, e onde não serve
- Os seus procedimentos filmadosO gesto mostrado uma vez, revisto por toda a equipa
- Tudo está ligadoDa imagem ao pagamento, a cadeia completa de uma PME
Perguntas frequentes
O que nos perguntam
A automatização elimina postos de trabalho?
Quase nunca. O tempo recuperado vai para os clientes e as ofertas.
É necessário um informático?
Não. As regras estão em português e uma pessoa da equipa é formada.
E se uma regra falhar?
Ela para e avisa. Tudo começa no modo de ensaio, sem envio para o exterior.
Quanto tempo?
Alguns dias para as primeiras regras, algumas semanas para um conjunto completo.
É necessário mudar de ferramentas?
Quase nunca. Microsoft 365, Odoo, Google Workspace e bexio já têm o que é preciso.