Recuperar os seus dados ao deixar um software de gestão

Um export de documentos, um export contabilístico e uma saída de base não são a mesma coisa

Três operações muito diferentes circulam sob a mesma palavra. A primeira faz sair documentos acabados. O KLARA documenta assim o export dos relatórios contabilísticos e dos documentos de fecho em PDF, do diário de caixa, dos dados de clientes e do catálogo de artigos a partir dos ecrãs em causa. O WinBIZ, por seu lado, recomenda imprimir ou arquivar a contabilidade em PDF antes de partir. Esses ficheiros leem-se, arquivam-se e mostram-se a um controlador, e não se recarregam em nenhum outro software.

A segunda operação faz sair lançamentos e dados de base num formato que a máquina seguinte sabe reler. O Crésus trabalha com máscaras parametrizáveis, em texto com separador de tabulação ou em csv com separador ponto e vírgula, sendo as máscaras de importação idênticas às de exportação. O SelectLine propõe assistentes guiados para o texto, o XML, dBase, Paradox ou OLE DB, com modelos reutilizáveis. A smallinvoice publica exports contabilísticos diretos para Banana, Infoniqa ONE 50 e Topal.

A terceira faz sair a própria base, com a sua estrutura. O Odoo dá acesso à base PostgreSQL e ao dump completo em on-premise como no Odoo.sh. A Run my Accounts documenta o descarregamento da base de dados do mandante. O Banana leva o raciocínio mais longe, pois o ficheiro .ac2 nunca deixou o posto do cliente e continua retrocompatível com todas as versões anteriores. Uma retoma séria começa por saber qual destes três níveis o contrato garante.

Um fornecedor escreve preto no branco que o acesso para com o contrato

O WinBIZ é o mais explícito. O fornecedor escreve que desde o fim do contrato o cliente já não poderá aceder aos seus dados WinBIZ Cloud, e aconselha imprimir ou arquivar a contabilidade em PDF antes do vencimento. A saída para XLS, CSV ou XML faz-se documento de fecho por documento de fecho. Uma cópia local continua acionável desde o Cloud para o posto do cliente, o que supõe saber que existe e lançá-la antes do corte.

O calendário conta tanto como o formato. A assinatura WinBIZ corre num período inicial de doze meses civis, renova-se tacitamente por anos e rescinde-se com um pré-aviso escrito de três meses antes do início do período de renovação. A decisão de partir toma-se portanto quase um ano antes da partida efetiva. No outro extremo do espetro, a smallinvoice anuncia uma rescisão e um despromoção mensais sem prazo, e o Crésus um aluguer rescindível a trinta dias.

No bexio, a ajuda descreve exports PDF e Excel assim como uma função de cópia de segurança. Nenhum export da base completa aí está documentado a 23 de agosto de 2026, o que não estabelece a sua inexistência, apenas que não se lê em lado nenhum. O Crésus Cloud, por seu lado, é um escritório virtual remoto que dá acesso ao software de secretária, faturado por acesso simultâneo. Os ficheiros ficam ficheiros Crésus, com o bloqueio de escrita de um só utilizador de cada vez.

Um ficheiro recuperado nada vale se só o antigo software o sabe abrir

Guardar o seu ficheiro em casa tranquiliza, na condição de o poder ainda ler daqui a alguns anos. O formato .ac2 do Banana é anunciado retrocompatível com todas as versões anteriores, e o fornecedor não impõe nenhuma nuvem, vivendo o ficheiro num disco local, num servidor interno ou num serviço terceiro à escolha do cliente. O Crésus afasta ao invés Dropbox, OneDrive, SharePoint, Google Drive, iCloud, kDrive e ownCloud, assinala um risco de corrupção dos dados e declina toda a responsabilidade.

Um parque antigo traz por vezes a sua própria migração. A Infoniqa já não entrega licenças Actian desde 1 de abril de 2024, as bases Btrieve devem passar para Microsoft SQL, e as versões ONE 50 de 2022 e anteriores já não são fornecidas. Do lado dos salários, as trocas históricas do módulo Lohn continuam ficheiros ASCII pilotados por um ficheiro de definição, pexport.def, que o fornecedor remete ao revendedor ou ao suporte para toda a adaptação de campos ou de formato.

A palavra a reter é dependência. Um ficheiro legível apenas pelo produto que o escreveu obriga a conservar uma licença, uma máquina e um sistema compatíveis enquanto durar a obrigação de conservação. A questão trata-se com a fiduciária, ao mesmo tempo que a política de cópias, e não no dia da rescisão.

A interface de programação é a melhor ferramenta de saída, quando o contrato a dá

Sair com rigor supõe muitas vezes interrogar o software pela sua interface de programação, e é aí que as condições de acesso pesam. A chave API do WinBIZ está reservada aos parceiros autorizados segundo as condições gerais de parceria do fornecedor. No Odoo Online, o acesso aos dados pela API externa só existe na fórmula Custom, afixada a 37,40 EUR por utilizador e por mês. O SelectLine inclui a API a partir da edição Premium, a CHF 119.- por utilizador e por mês.

Noutros sítios, a interface existe mas cobre só uma parte do produto. A especificação da smallinvoice conta 102 caminhos repartidos entre contactos, créditos, catálogo, relatórios, configuração e autenticação, sem endpoint credores, despesas nem contabilidade, com uma paginação limitada a 200 entradas por chamada. Na Run my Accounts, o método PUT só cobre o recurso cliente, e a autenticação por chave no URL está desativada desde 1 de abril de 2026, o que impôs uma passagem às integrações existentes.

A instalação também conta. A REST-API da Infoniqa não é um serviço alojado pelo fornecedor, instala-se num servidor IIS no cliente, com um binding HTTPS válido, um contrato de subcontratação assinado e um formulário de configuração validado pela Infoniqa, que indica aliás não poder assistir essa instalação. No KLARA, a documentação precisa que não existe nenhum ambiente de teste e que cada chamada trabalha nos dados de produção.

O Abacus expõe por seu lado o AbaConnect para os imports e exports em massa, ao lado de uma API REST em OAuth 2.0 com interface Swagger, enquanto o AbaNinja documenta webhooks desde o plano Basic. Estes onze produtos, Banana, SelectLine, Abacus, bexio, smallinvoice, Odoo, Run my Accounts, Infoniqa ONE 50, Crésus, WinBIZ e KLARA, cobrem o essencial do que uma PME romanda instala hoje, e nenhum trata a saída da mesma maneira.

As seis peças a obter por escrito antes da assinatura

O pedido formula-se antes da assinatura, enquanto o fornecedor ainda tem algo a ganhar. Um comercial responde de bom grado a uma pergunta de reversibilidade enquanto o contrato não está assinado, muito menos de bom grado doze meses mais tarde. Cabe em seis pontos, e cada um verifica-se em documento em vez de em promessa comercial.

Um ensaio vale mais do que uma cláusula. Peçam um export de um jogo de dados real, mesmo parcial, depois tentem recarregá-lo na ferramenta de chegada antes de mudar. É o único controlo que distingue uma função anunciada de uma função utilizável, e conduz-se durante o período de avaliação, quando nada está ainda comprometido e o fornecedor cessante não tem razão para se arrastar.

• A lista dos formatos de saída disponíveis, documento, lançamento contabilístico e base, com um ficheiro de exemplo real
• O perímetro exato da interface de programação e as suas condições de acesso, edição exigida, chave, quotas
• O destino dos anexos e dos documentos arquivados, e a maneira como ficam ligados aos lançamentos
• A duração durante a qual o acesso fica aberto depois da rescisão, e o que é preciso lançar antes do corte
• O prazo de rescisão e a data exata a partir da qual começa a correr
• O nome do formato da base e a ferramenta capaz de a reler sem o software de origem

A questão da saída negocia-se à entrada, quando ainda se tem escolha

O melhor momento para falar da saída é aquele em que ainda se fala de entrar. Os prazos impõem-no, pedindo o WinBIZ um pré-aviso escrito de três meses antes do início do período de renovação anual. Uma PME que descobre a cláusula na primavera sai na melhor das hipóteses no ano seguinte. A mesma pergunta feita no momento do orçamento obtém uma resposta escrita, datada, e oponível no dia em que servirá.

Não vendemos nenhuma licença. O nosso trabalho consiste em ler o que o fornecedor documenta, pedir um export real sobre os vossos dados, tentar recarregá-lo na ferramenta de chegada e registar o que funcionou, com a data de consulta. Esse dossiê fica convosco, sirva para a migração prevista ou para aquela que ninguém tinha previsto.

De onde vêm estas respostas

Cada facto desta página verifica-se na fonte. As ligações abrem diretamente o site do fornecedor ou do organismo em causa.

• WinBIZ, condições geraisPeríodo inicial de doze meses civis, renovação tácita anual, pré-aviso escrito de três meses, licença limitada a um posto
• Banana, plano FreeCash Manager e Time Sheet ilimitados, 70 linhas de registo, bloqueio da gravação e da cópia para além, marca de água na impressão
• smallinvoice, convenções de listing da APIPaginação limit e offset limitada a 200 entradas, filtragem por expressão JSON, ordenação e pesquisa de texto integral
• smallinvoice, integraçõesExports contabilísticos diretos para Banana, Infoniqa ONE 50 e Topal, conectores Pingen, PostFinance E-Finance e E-Salaer
• Crésus, especificações de FacturationPlataformas suportadas, mono-utilizador em escrita, multi-mandatos, opções multilingue e multimoeda
• Crésus e os serviços de sincronização de ficheirosResposta oficial afastando Dropbox, OneDrive, SharePoint, Google Drive, iCloud, kDrive e ownCloud, risco de corrupção dos dados
• Odoo, API externa na versão 19.0API externa JSON-2, gestão e rotação das chaves API, direitos de acesso e seleção de base
• Odoo, tarifasFórmulas e preços de lista em EUR, sendo a fórmula Custom a única a incluir a API externa e o on-premise
• Infoniqa, perímetro da REST-API ONE 50Recursos expostos pela interface REST do ONE 50, contas, endereços, centros de custo, moedas, exercícios, condições de pagamento
• Run my Accounts, migração da autenticação da APIChaves pat_ no cabeçalho Authorization Bearer, desativação definitiva da chave no URL a 1 de abril de 2026
• KLARA, documentação para programadores97 endpoints REST, ausência de ambiente de teste separado, chamadas a trabalhar nos dados de produção, limite de débito não publicado
• bexio, documentação da APIAPI REST e JSON, OAuth 2.0 com OpenID Connect, tokens de acesso pessoais, âmbitos, paginação até 500 elementos

LEVANTAMENTO DE 23.08.2026

Perguntas frequentes