Diagnostic offert

AUTOMATISATION DES TÂCHES RÉPÉTITIVES

Les tâches qui reviennent chaque semaine peuvent se faire seules

Automatiser ne remplace personne. Cela enlève les gestes inutiles.

Une règle écrite une fois, que l'ordinateur applique ensuite sans oublier.

Avant et après

Qu'est-ce qui change ?

Aujourd'hui

  • Le devis est recopié dans la facturation, puis dans la comptabilité
  • On cherche la dernière version d'un document dans trois endroits
  • Les relances se font quand quelqu'un y pense
  • Le tableau de suivi est à jour une fois par semaine, au mieux
  • Le savoir de l'entreprise tient dans deux têtes

Avec LYVIA

  • L'information entre une fois et circule d'elle-même
  • Chaque document a une place, et une seule
  • Les relances partent seules, selon vos règles
  • Le suivi reflète l'état réel, en permanence
  • Les procédures sont écrites, et filmées si vous le voulez

Une automatisation, c'est quoi ?

Une consigne écrite une fois. L'ordinateur l'applique ensuite sans se tromper. Elle a trois parties.

01 · DéclencheurUne facture dépasse trente jours.
02 · ConditionElle n'est pas payée.
03 · ActionEnvoyer un rappel.

Elle prépare, vous confirmez.

Un devis accepté lance quatre actions sans ressaisie, le dossier de chantier, la commande fournisseur, l'heure bloquée dans l'agenda et l'acompte facturé.

Par quoi commencer ?

Par les tâches fréquentes, ennuyeuses et sans jugement.

Plus de jugement humain

Premières candidates
Fixer un prix, accorder un rabais
Répondre à une réclamation
Préparation des salaires
Rappels internes
Relances de devis et de factures
Saisie des heures et planning
Classement des documents

Tâche rareTâche fréquente

  1. Classement des documentsTrès fréquent, aucun jugement à porter
  2. Saisie des heures et planningFréquent, la règle est claire
  3. Relances de devis et de facturesFréquent, sauf pour un client en difficulté
  4. Rappels internesRégulier, échéances connues d'avance
  5. Préparation des salairesMensuel, la part mécanique seulement
  6. Répondre à une réclamationDemande du tact, reste à vous
  7. Fixer un prix, accorder un rabaisEngage l'entreprise, reste à vous
Repères qualitatifs relevés au fil de nos cartographies. La position de vos propres tâches sort du diagnostic.

Que reste-t-il entre vos mains ?

Les décisions qu'aucune règle ne doit prendre à votre place. La machine prépare, un humain décide.

Ce qui engageFixer un prix, signer
Les personnesAvertissement, évaluation, contrat
Le tactRéclamation, client en difficulté

Comment ça se passe ?

En quatre étapes, et vous validez à chacune.

01

Relevé

Qui fait quoi, combien de fois.

02

Règle en français

Vous la lisez et la validez.

03

Mise en place

Dans vos outils, comme Power Automate, Zapier ou Make.

04

Nouveau relevé

Quelques semaines plus tard, nous comparons.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande

L'automatisation supprime-t-elle des postes ?

Presque jamais. Le temps récupéré va aux clients et aux offres.

Faut-il un informaticien ?

Non. Les règles sont en français et une personne de l'équipe est formée.

Et si une règle se trompe ?

Elle s'arrête et prévient. Tout commence en mode d'essai, sans envoi vers l'extérieur.

Combien de temps ?

Quelques jours pour les premières règles, quelques semaines pour un ensemble complet.

Faut-il changer d'outils ?

Presque jamais. Microsoft 365, Odoo, Google Workspace et bexio ont déjà ce qu'il faut.